En la era digital cada vez es más común que los negocios tengan que manejar la gestión de datos personales. Para ello, autónomos, pymes y grandes empresas deben cumplir con una serie de normativas específicas para proteger la privacidad y garantizar el uso responsable de esta información. Te detallamos las principales obligaciones legales que deben cumplir las empresas en este sentido para evitar sanciones y garantizar la seguridad de los datos.
En España, las normativas principales en materia de protección de datos son el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y su adaptación en nuestro país a través de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), que establece las bases para el tratamiento de datos personales, imponiendo obligaciones estrictas a quienes los gestionan.
¿Qué se considera datos personales?
El RGPD define los datos personales como «cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable». Esto incluye datos básicos, como el nombre, la dirección, el teléfono y el correo electrónico; datos sensibles, como información de salud, origen étnico, religión o preferencias políticas, y datos digitales, como direcciones IP, cookies o identificadores de dispositivos.
Los negocios que recopilan, almacenan o procesan esta información están sujetos a las normativas de protección de datos.
Principales obligaciones legales
Estas son las principales obligaciones legales que tienen autónomos y empresas en el tratamiento de datos personales:
- Obtener el consentimiento informado
La recopilación de datos personales requiere el consentimiento explícito del usuario. Este consentimiento debe ser libre (no condicionado a otros servicios), específico (detallar el uso exacto de los datos) e informado (proporcionar una política de privacidad clara y accesible).
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO)
Para empresas que manejan grandes volúmenes de datos o procesan información sensible es obligatorio designar un Delegado de Protección de Datos (DPO). Este profesional supervisa el cumplimiento normativo y actúa como enlace con las autoridades de protección de datos.
- Elaborar un registro de actividades de tratamiento
Todas las empresas deben mantener un registro detallado de cómo gestionan los datos personales. Este documento debe incluir el tipo de datos procesados, el propósito del tratamiento, el plazo de conservación y las medidas de seguridad aplicadas.
- Garantizar la seguridad de los datos
La normativa exige la implementación de medidas técnicas y organizativas para proteger los datos frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. Esto incluye el uso de contraseñas robustas y cifrado de datos, la actualización regular de sistemas informáticos y la formación del personal en ciberseguridad.
- Responder a los derechos de los usuarios
Los usuarios tienen derechos sobre sus datos personales, incluyendo:
- De acceso: saber qué datos se tienen sobre ellos.
- De rectificación: corregir datos incorrectos.
- De supresión: solicitar la eliminación de sus datos («derecho al olvido»).
- De oposición: negarse a que sus datos sean usados con ciertos fines.
Las empresas deben establecer procedimientos para responder a estas solicitudes en un plazo máximo de un mes.
- Notificar brechas de seguridad
En caso de una violación de seguridad que comprometa datos personales, las empresas tienen la obligación de notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo máximo de 72 horas.
- Adaptar contratos con terceros
Si la empresa subcontrata servicios que impliquen tratamiento de datos (como almacenamiento en la nube o gestión de nóminas), debe firmar contratos de encargado de tratamiento con los proveedores, asegurando el cumplimiento del RGPD.
Multas y sanciones
El incumplimiento del RGPD puede llevar a sanciones económicas significativas, que varían según la gravedad de la infracción. Las infracciones leves conllevan multas de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación anual, y las infracciones graves de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
Si necesitas ayuda para implementar estas medidas en tu negocio, no dudes en contactar con una asesoría de empresas especializada en protección de datos.