La facturación electrónica es una herramienta que cada vez gana más terreno, y pronto será obligatoria para todos los autónomos y empresas. A pesar de sus ventajas, también es una fuente frecuente de errores que pueden derivar en sanciones, pérdidas económicas y problemas con Hacienda.
Te contamos los errores más comunes en la facturación electrónica que cometen empresas, pymes y autónomos al emitir o gestionar facturas electrónicas, sus consecuencias legales y fiscales y cómo evitarlos mediante una correcta planificación y asesoramiento profesional.
Una factura electrónica es un documento con la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite, recibe y conserva por medios electrónicos. Desde 2015 es obligatoria en las relaciones con la Administración Pública, y dentro de poco será obligatoria entre empresas y autónomos, en virtud de la Ley Crea y Crece. Pero no basta con emitir una factura en PDF: debe cumplir una serie de requisitos técnicos y legales que muchas empresas desconocen o descuidan.
No cumplir con el formato o los requisitos legales
Uno de los errores más frecuentes es emitir una factura que no cumple con el formato requerido por la normativa. La factura debe generarse en un formato estructurado como Facturae (en el caso de facturación con la Administración Pública) o en un sistema homologado que permita su validación y conservación adecuada.
También debe incluir obligatoriamente todos los datos que marca la ley: número y serie de la factura, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y receptor, descripción detallada de los bienes o servicios, tipo impositivo y cuota del IVA e importe total. Una omisión o error en cualquiera de estos campos puede invalidar la factura a efectos fiscales.
Errores en los datos del receptor
Otro fallo habitual es introducir incorrectamente los datos del cliente, especialmente el NIF, razón social o dirección. Esto no solo puede causar problemas de cobro, sino que también compromete la deducción del IVA para el cliente y puede generar requerimientos por parte de Hacienda. Este error es común en negocios que generan muchas facturas de forma rápida o con sistemas automatizados mal configurados.
Fechas incorrectas o fuera de plazo
Emitir una factura con una fecha errónea o fuera de los plazos legales puede tener consecuencias fiscales importantes. Según la normativa, las facturas deben emitirse en el momento de realizarse la operación o antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se haya producido el devengo del IVA.
Si se emite con retraso se corre el riesgo de no poder deducir el IVA en el trimestre correspondiente o de recibir una sanción. Además, si la fecha de emisión es anterior a la prestación del servicio o entrega del bien, puede dar lugar a discrepancias contables.
Duplicidad de facturas
Emitir dos veces la misma factura, ya sea con el mismo número o con distinto número, pero contenido idéntico, es un error que puede generar problemas de conciliación contable y reclamaciones por parte de clientes. La Agencia Tributaria también puede detectar duplicidades al cruzar datos, y considerarlas como una irregularidad que podría derivar en sanción por alteración en los libros de registro.
Numeración incorrecta
La ley obliga a que las facturas sigan una numeración correlativa y única para cada serie. Saltarse un número o utilizar el mismo número en varias facturas invalida el sistema de control y puede hacer que Hacienda considere que se están ocultando operaciones.
Es fundamental mantener un sistema organizado y automático de generación de numeración, especialmente si se utilizan varias series por diferentes líneas de negocio o puntos de emisión.
No conservar las facturas electrónicas correctamente
Otro error que puede salir caro es no conservar las facturas electrónicas en el formato adecuado durante el plazo obligatorio, que es de cuatro años. No basta con tenerlas en papel o en un simple archivo PDF. Deben conservarse en un formato digital que garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad a lo largo del tiempo.
La Agencia Tributaria puede solicitar estas facturas en una inspección, y no disponer de ellas en el formato correcto puede implicar sanciones.
Enviar la factura sin firma digital en casos obligatorios
Para facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas (como ayuntamientos, ministerios o empresas públicas), es obligatorio utilizar el formato Facturae y firmar digitalmente la factura con un certificado válido.
Emitir una factura sin esta firma, o con un certificado caducado o no válido, implica que la factura será rechazada por la plataforma correspondiente, lo que puede retrasar pagos o directamente invalidar la operación.
No revisar el funcionamiento del software de facturación
Muchas empresas confían plenamente en su software de facturación electrónica, pero no revisan si está actualizado conforme a la normativa ni si aplica correctamente los tipos impositivos, fechas, validaciones, etc. Un software desactualizado o mal configurado puede introducir errores masivos, que al no detectarse a tiempo acaben generando costes importantes o requerimientos de Hacienda.
Es imprescindible contar con software homologado y revisado periódicamente, y con asesoramiento contable que revise su funcionamiento.
No notificar al cliente o no enviar la factura correctamente
En ocasiones, el problema no está en la emisión, sino en el envío. Si una factura electrónica no llega al cliente (porque se envió a un correo erróneo, al spam, o sin adjuntar archivo), puede retrasarse el cobro y generar conflictos comerciales.
También puede afectar a la obligación legal de emitir factura, si no se puede acreditar su envío. Es recomendable utilizar sistemas que generen confirmaciones de entrega o acuse de recibo, o plataformas de facturación electrónica con seguimiento.
Consejos para evitar errores en la facturación electrónica
Para minimizar riesgos y evitar errores costosos, desde nuestra asesoría te recomendamos:
- Utilizar un software de facturación homologado y actualizado, adaptado a la normativa española y a los futuros requisitos de la Ley Crea y Crece.
- Establecer controles internos y validaciones automáticas para datos clave como NIF, razón social, IVA y fechas.
- Formar al personal administrativo o contable en los requisitos legales y en el uso correcto de la herramienta de facturación.
- Revisar periódicamente el sistema de numeración y el archivo de facturas emitidas.
- Solicitar asesoramiento profesional para la configuración inicial y revisión periódica del sistema de facturación electrónica.
La facturación electrónica va a ser pronto una obligación ineludible, que además ofrece algunas ventajas para las empresas, pymes y autónomos. No obstante, cometer errores en su uso puede resultar muy costoso.
Contar con una asesoría de empresas que te ayude a implantar un sistema de facturación electrónica seguro, legal y eficaz es la mejor inversión para proteger tu negocio.