Presentar el IVA trimestral es una de las obligaciones fiscales que más dudas genera entre autónomos, pymes y empresas. Aunque el modelo 303 es relativamente sencillo en su estructura, la realidad es que muchos negocios comenten errores que pueden derivar en requerimientos de Hacienda, sanciones, recargos o, simplemente, en pagar más IVA del que realmente correspondería. Conocer los fallos más frecuentes y saber cómo prevenirlos permite ahorrar tiempo, dinero y muchos quebraderos de cabeza.
No registrar correctamente todas las facturas emitidas y recibidas
Uno de los fallos más comunes es no llevar un control riguroso de las facturas. A veces se olvidan ingresos puntuales, otras se pierde una factura de proveedor, o se contabiliza fuera del trimestre que corresponde. Esto provoca descuadres entre IVA devengado e IVA soportado, y puede llamar la atención de Hacienda.
Para evitarlo, es fundamental llevar un libro de facturas actualizado, utilizar un programa de facturación fiable y revisar, antes de cada cierre trimestral, que no falte ningún documento. También es recomendable establecer un protocolo interno para el registro inmediato de facturas y tickets, especialmente en empresas donde varias personas gestionan gastos.
Confundir el criterio de devengo con el criterio de caja
Aunque la mayoría de las empresas tributan por el criterio de devengo (es decir, se declara el IVA cuando se emite la factura), algunas han optado por el régimen especial del criterio de caja, que permite declarar el IVA solo cuando se cobra. El problema surge cuando no se aplica correctamente el criterio elegido o se mezcla la lógica de uno con otro.
La clave para evitar errores es tener claro qué régimen se está aplicando, revisar si se cumplen sus requisitos y asegurarse de que los sistemas de facturación están configurados para reflejarlo correctamente. Un simple descuadre entre cobros y devengos puede generar requerimientos automáticos.
Declarar el IVA de facturas que aún no se han cobrado
Muchos autónomos se sorprenden al ver que deben ingresar un IVA de una factura que aún no han cobrado. Esto no es un error en sí mismo (si tributas por devengo), pero sí lo es contabilizar como ingreso real un dinero que todavía no ha entrado y no tener la liquidez para pagar el trimestre.
La mejor estrategia es revisar las condiciones de cobro, establecer recordatorios de vencimiento y evaluar, si procede, pasarse al régimen de criterio de caja. También conviene tener un colchón de liquidez exclusivamente reservado para impuestos.
No deducir el IVA soportado que sí es deducible
Otro error habitual es lo contrario: pagar de más por despiste. Muchos autónomos y pequeños negocios no deducen correctamente el IVA de compras necesarias para la actividad, ya sea por desconocimiento o por miedo a cometer errores. El resultado es un pago superior al debido.
Para evitarlo, conviene repasar qué gastos son deducibles (material, alquiler, telefonía, suministros afectos, servicios profesionales, etc.) y comprobar con detalle si todas las facturas cumplen los requisitos de deducción: identificación completa, fecha, base imponible y tipo de IVA.
Incluir como deducibles gastos que no lo son
El extremo opuesto es intentar deducir gastos personales o no vinculados directamente con la actividad. Hacienda suele detectar con rapidez gastos dudosos, como compras no relacionadas, viajes personales o consumos que no afectan a la empresa. La regla es sencilla: solo es deducible lo que está directamente relacionado con la actividad económica. Si hay dudas, lo ideal es solicitar asesoramiento fiscal antes de incluir un gasto que pueda derivar en sanción.
No aplicar correctamente los tipos de IVA
Aplicar un 21% cuando corresponde un 10%, o viceversa, es más común de lo que parece. Esto ocurre especialmente en negocios que ofrecen productos o servicios con tipos reducidos, o en actividades nuevas donde aún no hay experiencia previa en la tributación. Para evitarlo, es recomendable consultar siempre el tipo de IVA aplicable según la naturaleza del servicio o producto, y mantener un listado actualizado. Los errores en el tipo no solo afectan al importe del trimestre, sino que también pueden implicar rectificaciones posteriores.
No presentar el modelo dentro de plazo
La falta de organización o la acumulación de trabajo pueden llevar a presentar el modelo 303 fuera de plazo. Esto implica recargos automáticos y, en algunos casos, sanciones. Aunque Hacienda permite la presentación extemporánea sin requerimiento previo, el sobrecoste es inevitable. Para evitar este error, lo ideal es marcar el calendario trimestral fiscal, programar alertas y, si es posible, delegar la presentación en una asesoría que garantice los plazos.
No revisar los datos antes de enviar el modelo
Otro fallo típico es rellenar el modelo con prisas, no comprobar importes, confundir casillas o duplicar datos. Un modelo 303 mal presentado puede generar liquidaciones erróneas difíciles de rectificar y puede provocar una inspección o comprobación. La prevención pasa por revisar con calma las cifras, comparar el IVA devengado con el soportado, verificar la coherencia de los totales y asegurarse de que no existe ningún dato incoherente respecto al trimestre anterior.
No guardar copia de las declaraciones y justificantes
Aunque parezca evidente, muchos autónomos no conservan las copias de sus declaraciones, justificantes ni recibos bancarios. Esto dificulta atender requerimientos de Hacienda o comprobar errores pasados. Guardar la documentación digitalizada y mantener una copia de seguridad es imprescindible para cumplir con las obligaciones fiscales.
¿Cómo evitar todos estos errores?
Un sistema de facturación fiable, una clasificación clara de documentos y el uso de herramientas digitales de control fiscal facilitan enormemente la gestión del IVA. Además, contar con una asesoría fiscal especializada puede convertir un proceso estresante en una tarea rutinaria sin sobresaltos.