Ya sea por el impago de facturas, la cancelación injustificada de un servicio o la negativa a cumplir plazos y obligaciones pactadas, el incumplimiento de un contrato por parte de un cliente es una de las situaciones más frustrantes para autónomos y empresas. Además del impacto económico, genera incertidumbre, consume tiempo y puede poner en riesgo la continuidad del negocio, especialmente en pymes con menor margen de maniobra.
Afortunadamente, la ley ofrece herramientas para reclamar lo que corresponde. Pero antes de iniciar una acción judicial, existen pasos previos que pueden resolver el conflicto más rápido, con menor coste y conservando, si es posible, la relación comercial. A continuación, te explicamos cómo actuar de manera ordenada y eficiente.
Confirmar y documentar el incumplimiento
El primer paso es asegurarse de que el cliente realmente ha incumplido el contrato y que no se trata de un malentendido o un retraso puntual. Revisa cuidadosamente el contrato firmado (aunque sea por email o en forma de presupuesto aceptado), los plazos de entrega o de pago acordados, las condiciones de prestación del servicio o suministro y las obligaciones concretas de ambas partes.
Es fundamental recopilar toda la documentación: correos electrónicos, mensajes, facturas emitidas, justificantes de entrega, registros de horas trabajadas, comunicaciones previas, etc. Cuanta más evidencia tengas, más fácil será resolver la disputa tanto por la vía amistosa como por la judicial.
Iniciar una comunicación clara y formal con el cliente
Antes de entrar en procesos legales, conviene intentar una comunicación directa. A veces, un simple recordatorio formal evita conflictos mayores. Puedes comenzar con un mensaje o llamada, y si el cliente no responde, enviar una reclamación por escrito.
Esta comunicación debería indicar de forma clara en qué consiste el incumplimiento, referenciar las cláusulas contractuales afectadas, establecer un plazo razonable para regularizar la situación y advertir que, si no se soluciona, iniciarás acciones legales o extrajudiciales. No debe ser agresiva, sino profesional y concisa. Muchas empresas solucionan el problema en esta fase porque el cliente comprende las consecuencias de mantener el impago o el incumplimiento.
Enviar un burofax o requerimiento previo
Si el cliente sigue sin responder, el siguiente paso es un requerimiento formal mediante burofax con certificación de contenido. Esta herramienta es muy valorada porque deja constancia legal de la reclamación, del contenido y de la fecha de recepción.
El burofax demuestra tu voluntad de resolver el conflicto, interrumpe plazos de prescripción y es una prueba sólida si finalmente acudís a juicio. En este requerimiento debes incluir la deuda pendiente, los incumplimientos detectados, el plazo máximo para solucionarlos y la advertencia expresa de acciones legales.
Negociación y vías extrajudiciales: acuerdos y mediación
Antes de judicializar el problema, es recomendable analizar vías extrajudiciales. Estas opciones suelen ser más rápidas, económicas y menos conflictivas. Por ejemplo:
- Renegociar condiciones. Puede que el cliente atraviese dificultades económicas y necesite una ampliación de plazos o fraccionar pagos. En algunos casos, aceptar un acuerdo razonable es mejor que iniciar un proceso largo e incierto.
- Mediación. La mediación es una vía regulada en España y cada vez más utilizada. Un mediador neutral ayuda a que ambas partes alcancen un acuerdo sin necesidad de juzgados. Es especialmente útil en contratos de larga duración o relaciones comerciales que interesa conservar.
- Arbitraje. Si el contrato incluye una cláusula arbitral, el conflicto puede resolverse mediante una institución arbitral en lugar de un tribunal. El laudo arbitral es vinculante y ejecutable, y el proceso suele ser más ágil que la vía judicial ordinaria.
Reclamación judicial: cuándo acudir a los tribunales
Si el cliente no colabora ni responde y las vías amistosas están agotadas, es momento de estudiar una acción judicial. Las principales opciones en casos de impago o incumplimiento contractual son:
- Procedimiento monitorio. Es la vía más rápida para reclamar deudas dinerarias que estén documentadas. Solo necesitas aportar facturas, contratos o presupuestos aceptados. Si el cliente no paga ni se opone, podrás pedir la ejecución directamente.
- Juicio ordinario o verbal. Dependiendo de la cuantía, podrás acudir a un juicio verbal (hasta 6.000 €) o a un juicio ordinario (más de 6.000 €). Aquí se analizan todas las pruebas y se determina si ha existido incumplimiento y la indemnización correspondiente.
- Reclamación de daños y perjuicios. Además del pago de la deuda, puedes solicitar compensaciones si el incumplimiento ha generado pérdida de beneficios, daños reputacionales, costes extraordinarios, gastos asumidos por adelantado… Para ello, es importante tener documentación contable y justificantes que acrediten los perjuicios.
Cuando un cliente incumple un contrato lo más importante está en no dejar pasar el tiempo, documentar cada paso y actuar con profesionalidad. Las vías extrajudiciales pueden resolver muchos conflictos sin tener que acudir a juicio, pero si no hay colaboración, la vía legal permite reclamar lo que es tuyo y proteger la estabilidad de tu negocio.