Un trabajador plantea pasar dos meses en Portugal y seguir trabajando con normalidad. Otro quiere instalarse en Francia y acudir a la oficina española unos días al mes. Para la empresa, las dos situaciones pueden parecer simplemente una extensión del teletrabajo. Legalmente, no son lo mismo que trabajar desde casa en España.
Cuando un empleado desarrolla su actividad desde otro país entran en juego cuestiones laborales, fiscales, de Seguridad Social, prevención de riesgos e incluso protección de datos. Y algunas consecuencias pueden afectar directamente a la empresa.
Teletrabajar no significa poder hacerlo desde cualquier país
En España, la Ley 10/2021 considera regular el trabajo a distancia cuando alcanza, en un periodo de tres meses, al menos el 30 % de la jornada. En estos casos debe existir un acuerdo escrito que recoja, entre otras cuestiones, el lugar elegido para trabajar, horarios, distribución entre trabajo presencial y remoto, medios y gastos.
Por tanto, tener autorizado el teletrabajo no supone automáticamente tener autorización para trabajar desde cualquier otro lugar. Un cambio de país puede modificar las circunstancias sobre las que se firmó el acuerdo y generar obligaciones que no existían mientras el empleado trabajaba en España.
No es lo mismo, además, pasar tres semanas trabajando desde Italia que trasladarse allí indefinidamente. El país, la duración de la estancia y el porcentaje de jornada realizado en el extranjero son determinantes.
¿Dónde hay que cotizar a la Seguridad Social?
Esta es una de las primeras cuestiones que debe comprobar la empresa. Dentro de la UE, el Espacio Económico Europeo y Suiza existen reglas de coordinación para determinar qué legislación de Seguridad Social corresponde.
Desde 2023 existe además un Acuerdo Marco sobre teletrabajo transfronterizo habitual, firmado por España y otros Estados. En determinados supuestos permite que un empleado residente en un Estado firmante continúe sujeto a la Seguridad Social del país donde está establecida su empresa cuando teletrabaja desde su país de residencia menos del 50 % del tiempo total de trabajo. Es necesario solicitar la aplicación del acuerdo y, cuando procede, se expide el certificado A1.
Esto es especialmente interesante para situaciones como la de una persona que reside en Portugal y trabaja parte de la semana desde allí para una empresa española.
Fuera de este marco, habrá que estudiar las reglas europeas generales o, si se trata de un tercer país, comprobar si España mantiene con él un convenio bilateral de Seguridad Social. No puede darse por hecho que las cotizaciones seguirán realizándose en España.
La regla de los 183 días no lo resuelve todo
En materia fiscal aparece con frecuencia una cifra: 183 días. La legislación española considera residente fiscal en España, entre otros supuestos, a quien permanece aquí más de 183 días durante el año natural. Pero también puede existir residencia fiscal española cuando se encuentre en España el núcleo principal o la base de las actividades o intereses económicos de la persona.
Además, cuando dos países pueden considerar residente a una misma persona hay que acudir al convenio para evitar la doble imposición correspondiente.
Para el salario ocurre algo parecido. Muchos convenios internacionales contemplan el conocido límite de 183 días, pero acompañado de otros requisitos, como quién paga la remuneración y si el coste es soportado por un establecimiento permanente en el otro país. Por eso quedarse menos de 183 días fuera de España no permite concluir automáticamente que no habrá consecuencias fiscales.
También puede haber consecuencias fiscales para la empresa
El problema no se limita a la tributación del trabajador. En determinadas circunstancias, la actividad estable y continuada de un empleado desde otro país podría contribuir a que se considere que la empresa dispone allí de un establecimiento permanente.
No sucede automáticamente por permitir trabajar unas semanas desde el extranjero. El riesgo depende, entre otros factores, del convenio fiscal aplicable, la permanencia, las funciones desarrolladas y la capacidad del empleado para intervenir o concluir contratos en nombre de la compañía. Los convenios de doble imposición regulan precisamente cuándo una presencia empresarial puede alcanzar esta consideración.
Para una pyme, las consecuencias pueden ser importantes: obligaciones fiscales y administrativas en otro Estado que no existían antes de autorizar el desplazamiento.
Legislación laboral, prevención y datos: otras cuestiones que revisar
Trabajar desde otro país tampoco hace desaparecer las obligaciones laborales. Hay que analizar qué normas imperativas del país de destino pueden resultar aplicables, además de las españolas, y comprobar las exigencias migratorias cuando el empleado no tiene derecho automático a trabajar allí.
La prevención de riesgos sigue siendo relevante. La Ley de Trabajo a Distancia reconoce expresamente el derecho de quienes trabajan a distancia a una adecuada protección en materia de seguridad y salud. También mantiene obligaciones sobre equipos, compensación de gastos y registro horario.
A ello se suma la seguridad de la información. El acceso desde el extranjero a bases de datos, documentación de clientes o sistemas corporativos debe realizarse con las garantías adecuadas. Si intervienen destinatarios o proveedores situados fuera del Espacio Económico Europeo, además, puede ser necesario revisar las reglas sobre transferencias internacionales de datos.
Una autorización de dos líneas puede generar muchas obligaciones
Imaginemos que un empleado pide trabajar seis meses desde Alemania. Antes de responder, la empresa debería conocer las fechas, domicilio desde el que trabajará, porcentaje de jornada que realizará allí y funciones que desempeña. Con esa información puede comprobar Seguridad Social, fiscalidad, legislación laboral, prevención, inmigración y protección de datos.
Por eso cada vez resulta más útil que las empresas cuenten con una política interna de teletrabajo internacional: países desde los que se permite trabajar, duración máxima, procedimiento de autorización y documentación que debe aportar el empleado.