El comercio electrónico ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años, ofreciendo a las empresas nuevas oportunidades para llegar a clientes en todo el mundo. Este tipo de actividad también conlleva una serie de obligaciones legales y fiscales que deben cumplirse para operar de manera legal y eficiente. A continuación te contamos las principales obligaciones de los comercios electrónicos en España para poner en marcha un ecommerce de manera exitosa y evitar sanciones.
Dar de alta la empresa
Antes de iniciar cualquier actividad comercial es necesario dar de alta la empresa. Dependiendo de la estructura legal elegida (autónomo, sociedad limitada, etc.), se deberán realizar los trámites pertinentes en el Registro Mercantil y obtener el número de identificación fiscal (NIF). Es recomendable recurrir a una asesoría de empresas para realizar todos estos trámites de forma segura y sencilla.
Cumplir con la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE)
La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE) regula la prestación de servicios en internet y establece una serie de obligaciones para los comercios electrónicos, entre las que destacan:
- Información general. La web debe incluir información clara sobre la identidad del prestador del servicio, como el nombre o denominación social, el NIF, los datos de contacto y, en su caso, los datos de inscripción en el Registro Mercantil.
- Política de privacidad y protección de datos. Es obligatorio informar a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos personales y obtener su consentimiento explícito. Esto debe hacerse conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Condiciones generales de contratación. Los términos y condiciones de venta deben estar disponibles y ser fácilmente accesibles para los consumidores.
Protección de datos personales
El RGPD establece normas estrictas sobre el manejo de datos personales. Los comercios electrónicos deben:
- Recabar el consentimiento. Obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de recopilar y procesar sus datos.
- Derechos de los usuarios. Garantizar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición de los usuarios respecto a sus datos personales.
- Medidas de seguridad. Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida o destrucción.
Impuestos y obligaciones fiscales
Las obligaciones fiscales de un comercio electrónico varían según la localización del cliente y el tipo de producto o servicio ofrecido. Hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes:
- Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). El comercio electrónico debe aplicar el IVA correspondiente a las ventas realizadas dentro de la Unión Europea. Desde julio de 2021, las nuevas reglas del IVA para el comercio electrónico obligan a las empresas a registrarse en el sistema de Ventanilla Única del IVA (OSS) para simplificar la declaración y el pago del IVA en ventas transfronterizas.
- Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o Impuesto sobre Sociedades. Dependiendo de la forma jurídica de la empresa, los ingresos generados por la actividad del comercio electrónico estarán sujetos al IRPF o al Impuesto sobre Sociedades.
- Declaraciones fiscales. Las empresas deben presentar las declaraciones fiscales correspondientes, como los modelos 303 y 390 para el IVA, el modelo 100 para el IRPF (en el caso de autónomos) o el modelo 200 para el Impuesto sobre Sociedades.
Derechos del consumidor
Los comercios electrónicos deben cumplir con la normativa sobre derechos de los consumidores, que incluye:
- Derecho de desistimiento. Los consumidores tienen derecho a desistir del contrato de compra en un plazo de 14 días sin necesidad de justificación. La empresa debe informar claramente sobre este derecho y proporcionar un formulario de desistimiento.
- Información precontractual. Antes de realizar una compra, el consumidor debe recibir información clara y comprensible sobre las características del producto o servicio, el precio total, incluidos impuestos y gastos adicionales, y las condiciones de entrega.
- Garantías. Los productos deben contar con una garantía legal de al menos dos años. Además, la empresa debe informar sobre la existencia y condiciones de cualquier garantía comercial adicional.
Facturación electrónica
La facturación electrónica es obligatoria en ciertas transacciones y puede ser una opción eficiente para otras. Las facturas deben cumplir con los requisitos legales, como incluir la identificación completa del vendedor y del comprador, el número de factura, la descripción del producto o servicio, el precio, y los impuestos aplicables.
Medidas de seguridad en transacciones
Para garantizar la seguridad de las transacciones y la protección de los datos financieros de los clientes, es fundamental contar con:
- Certificados SSL. Implementar certificados SSL en el sitio web para asegurar las comunicaciones.
- Métodos de pago seguros. Ofrecer métodos de pago seguros y fiables, como tarjetas de crédito, PayPal y otros servicios de pago online.
- Política de seguridad. Desarrollar y mantener una política de seguridad que incluya la protección contra fraudes y ataques cibernéticos.
Publicidad y marketing
Las actividades de publicidad y marketing deben cumplir con la normativa aplicable:
- Publicidad veraz. La publicidad debe ser clara, veraz y no engañosa.
- Spam y comunicaciones comerciales. Las comunicaciones comerciales por correo electrónico solo pueden enviarse a usuarios que hayan dado su consentimiento previo. Deben incluir un medio sencillo para que los usuarios puedan darse de baja.
Resolución de conflictos y reclamaciones
Es recomendable establecer un procedimiento claro para la resolución de conflictos y la gestión de reclamaciones de los clientes:
- Servicio de atención al cliente. Ofrecer un servicio de atención al cliente accesible y eficiente para atender consultas y reclamaciones.
- Resolución extrajudicial de conflictos. Informar a los consumidores sobre la posibilidad de recurrir a mecanismos de resolución extrajudicial de conflictos, como las plataformas de resolución de litigios en línea de la Unión Europea.
Cumplir con las obligaciones legales y fiscales es fundamental para gestionar un comercio electrónico de manera exitosa y evitar sanciones. De este modo no solo se garantiza la legalidad del negocio, sino que también se construye una base de confianza con los clientes, lo que beneficiará al crecimiento del ecommerce.
Además, es importante mantenerse actualizado sobre la normativa vigente y considerar la opción de contar con una asesoría jurídica y una asesoría fiscal para asegurar el cumplimiento completo. Si tienes dudas, contacta con Afonso Asesores.