Qué gastos son deducibles para los autónomos en la declaración trimestral del IVA es una de las grandes dudas cuando se inician en el mundo de la empresa, especialmente en fechas como estas en las que llegamos al cierre del trimestre. Cada tres meses los autónomos deben presentar en Hacienda el modelo 303 y, una vez al año, el modelo 390. Hoy vamos a aclarar qué son el IVA deducible y el IVA devengado, y qué gastos podemos y qué gastos de los autónomos se pueden deducir.
No todos los gastos son deducibles. Y del IVA que nos podamos deducir dependerá en parte que la declaración del IRPF de un autónomo sea más o menos favorable.
Para empezar debemos saber que hay dos tipos de IVA:
- El IVA repercutido (devengado)
- El IVA soportado (deducible)
Cualquier factura que emite un autónomo incluye el IVA que cobra a sus clientes. Es el IVA repercutido: el autónomo actúa como recaudador del impuesto para la Agencia Tributaria, y que deberá devolver a Hacienda.
El IVA soportado es el que el autónomo o la empresa ha tenido que pagar para la adquisición de los bienes o servicios que ha utilizado para desempeñar su actividad. No nos podemos deducir el IVA de todos los gastos.
La diferencia de restar el IVA repercutido del IVA soportado será el que deberemos declarar en la declaración trimestral del IVA a través del modelo 303.
¿Qué IVA soportado me puedo deducir?
Para que un gasto sea deducible por una empresa o autónomo, debe cumplir ciertos requisitos:
- Deberán ser gastos vinculados con la actividad que desarrolla la empresa
- Deberán estar justificados convenientemente mediante una factura completa
- Tienen que estar registrados en los libros de contabilidad de la empresa, que deben llevar obligatoriamente los contribuyentes que desarrollan actividades económicas
Que los gastos estén vinculados con la actividad de la empresa quiere decir que sean coherentes. Es decir, que tengan relación con las actividades económicas para las que hemos dado de alta a la empresa en el epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas.
El gasto debe además ser necesario para la obtención de ingresos. Nos pueden rechazar gastos que puedan ser considerados como de uso particular: prendas de vestir, comida, hoteles, seguros de vida, gastos de vehículos como la gasolina o las revisiones (salvo si somos agentes comerciales, de seguros o autoescuelas).
En este sentido, el Tribunal Supremo sentó el pasado año una importante jurisprudencia al interpretar que los autónomos pueden deducirse los gastos derivados de comidas o regalos a clientes o proveedores, sin necesidad de que esta inversión genere un ingreso de forma directa, ya que el gasto puede tener como finalidad iniciar una actividad económica o mantener una relación que ya existe.
La factura en la que queda justificado el gasto debe incluir lugar, fecha y número de factura, así como la descripción detallada de la operación, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA; también el nombre, NIF y domicilio tanto del destinatario de la factura como del expedidor.
Las facturas deben estar contabilizadas en el libro de gastos, y deberá incluir un número correlativo de cada factura, así como llevar el desglose de la base imponible y el IVA.
Desde hace un tiempo, la Agencia Tributaria ha intensificado las comprobaciones de las facturas de gastos de autónomos y empresas, por lo que es importante seguir estas recomendaciones si no queremos encontrarnos más adelante con la obligación de hacer declaraciones complementarias, y con sanciones y recargos.