Cualquier empresa con empleados en su plantilla puede encontrarse con una inspección de trabajo por parte de la Seguridad Social, ya sea de forma rutinaria (con notificación previa o por sorpresa) o a raíz de una denuncia (bien anónima o formal ante la Inspección de Trabajo).
El objetivo de las inspecciones de trabajo es controlar que las condiciones laborales se ajustan a la legislación. Y aunque se trata de un procedimiento muy habitual, es común que los autónomos y pymes se sientan perdidos.
Pueden sufrir una inspección de trabajo las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, las comunidades de bienes u otras entidades sin personalidad jurídica, según la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Qué hacer ante una inspección de trabajo
Ante una inspección de trabajo debes mostrarte colaborativo y no negarte, aunque no se nos haya avisado con antelación. De lo contrario, estarías obstruyendo su labor y podrían incluso requerir la presencia de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado para acceder al centro de trabajo.
La excepción es que trabajemos desde casa, en cuyo caso el inspector de trabajo necesitará nuestro permiso para acceder o bien una autorización judicial.
Los inspectores de trabajo pueden solicitar, además, que tú o cualquier empleado les acompañéis en su visita, la identificación de cualquier persona presente en el centro de trabajo o evaluar el local, entre otras cuestiones.
Si incurrimos en comportamientos que retrasen o impidan el trabajo del inspector, se puede considerar que estamos cometiendo una obstrucción a la labor inspectora, lo que puede acarrear multas de entre 60 y 187.515 euros.
Se considera falta leve el retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia, lo que se castiga con multas de entre 60 y 625 euros.
Se considerarán infracciones graves, sancionadas con multas de entre 626 y 6.250 euros, las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de las funciones de los inspectores.
Por su parte, se consideran infracciones muy graves, con multas de entre 6.251 y 187.515 euros, por obstrucción a la labor inspectora las acciones u omisiones que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los inspectores; la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en el centro realizando cualquier actividad; las coacciones, las amenazas o el ejercicio de violencia sobre los inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, así como la reiteración en las conductas de obstrucción calificadas como graves.
También se consideran infracciones muy graves el incumplimiento de los deberes de colaboración y el no entregar en soporte informático la información requerida para el control de sus obligaciones en materia de régimen económico de la Seguridad Social, cuando esté obligado o acogido a la transmisión electrónica de liquidaciones de cuotas o de datos de cotización.
Qué documentos nos pueden solicitar en una inspección de trabajo
Estamos obligados a guardar durante un mínimo de 4 años cierta documentación que se nos puede requerir en una inspección de trabajo, concretamente:
- La escritura de constitución de la sociedad
- El resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social
- El Libro Mayor, los balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético
- La inscripción en el Impuesto de Actividades Económicas
- Las declaraciones oficiales y los justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones
- Las declaraciones del Impuesto de Sociedades
- Las declaraciones de retenciones del IRPF (modelos 190)
- Las declaraciones de operaciones con terceros (modelos 347)
- Los documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
- Los justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de la Seguridad Social
- Los documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección
- El cuadro donde se refleje el horario de los empleados y un calendario laboral
- El resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias
- Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el resguardo de comunicación
- Las nóminas
Además, el inspector de trabajo podrá solicitarte otro tipo de información para evaluar si se cumple con la normativa, como los códigos de acceso a los equipos informáticos o el DNI de los empleados.
También podrá tomar muestras, fotos, vídeos, grabaciones de audio o en cualquier otro formato.