Es bastante habitual que una empresa atraviese periodos sin actividad. Puede ocurrir porque el negocio aún no haya comenzado, porque se haya paralizado temporalmente o porque se esté valorando su cierre. En estas situaciones muchos empresarios se preguntan qué obligaciones fiscales tiene una empresa sin actividad.
La respuesta es clara: una empresa sin actividad sigue teniendo obligaciones fiscales y formales, aunque su carga administrativa sea menor. Y no cumplir con ellas puede generar sanciones o problemas con la Administración.
Qué se considera una empresa sin actividad
Una empresa sin actividad es aquella que durante un periodo determinado no realiza operaciones económicas. Esto significa que ni emite facturas, ni presta servicios, ni vende productos ni genera ingresos. Sin embargo, la empresa sigue existiendo legalmente mientras no se disuelva, y por tanto debe cumplir con determinadas obligaciones.
Obligaciones de una empresa sin actividad
Una de las principales obligaciones es la presentación del Impuesto sobre Sociedades. Aunque la empresa no haya tenido actividad, debe presentar este impuesto de forma anual. En este caso, se presentará una declaración sin ingresos ni gastos o con los movimientos mínimos que haya tenido. No presentar el Impuesto sobre Sociedades puede dar lugar a sanciones, incluso si la empresa no ha generado beneficios.
Declaraciones de IVA
En relación con el IVA, la situación depende de si la empresa está dada de alta en este impuesto. Si sigue dada de alta deberá presentar las declaraciones periódicas (como el modelo 303), aunque sea sin actividad, es decir, sin operaciones. En estas declaraciones se indicará que no ha habido actividad durante el periodo correspondiente. Si la empresa no prevé realizar operaciones durante un tiempo, puede valorar la baja censal en determinadas obligaciones, pero esto debe hacerse correctamente.
Obligaciones censales
Las empresas deben mantener actualizada su información en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria. Si una empresa deja de tener actividad, puede comunicarlo mediante los modelos censales correspondientes. Esto no elimina la empresa, pero sí informa a Hacienda de su situación. Es importante diferenciar entre empresa sin actividad y empresa dada de baja. Son situaciones distintas, con implicaciones diferentes.
Retenciones y otros modelos
Si la empresa no tiene actividad, lo habitual es que tampoco tenga que presentar modelos relacionados con retenciones a trabajadores (modelo 111), retenciones a profesionales o alquileres. Sin embargo, si existe cualquier tipo de pago sujeto a retención, sí será obligatorio presentar estos modelos.
Obligaciones contables
Aunque no haya actividad, la empresa debe seguir cumpliendo con sus obligaciones contables. Esto implica llevar la contabilidad al día, formular las cuentas anuales y depositar las cuentas en el Registro Mercantil. Incluso sin actividad, la empresa debe reflejar su situación económica, aunque sea mínima.
Obligaciones en el Registro Mercantil
Todas las sociedades deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. No hacerlo puede conllevar sanciones y el cierre registral, lo que impide realizar determinados trámites, como inscribir cambios en la empresa. Esta obligación se mantiene aunque la empresa no tenga actividad.
Seguridad Social y empleados
Si la empresa no tiene actividad, lo normal es que no tenga trabajadores. En ese caso, no tendrá obligaciones laborales ni con la Seguridad Social en este ámbito. Sin embargo, si el administrador está dado de alta como autónomo societario, deberá seguir cumpliendo con sus obligaciones, salvo que tramite su baja.
Mantener una empresa sin actividad durante mucho tiempo puede generar riesgos y gastos, como costes administrativos innecesarios, obligaciones fiscales recurrentes y posibles sanciones por incumplimientos. Por eso, en algunos casos puede ser más recomendable valorar la disolución de la sociedad si no se prevé retomar la actividad.
Cuando la empresa no va a retomar su actividad, una opción es iniciar el proceso de disolución y liquidación, lo que significa cancelar la sociedad legalmente, con lo que deja de tener obligaciones fiscales y contables. Aunque el proceso tiene un coste y requiere trámites, a largo plazo puede evitar problemas y cargas innecesarias.
Dado que cada caso puede ser diferente, contar con asesoramiento especializado es especialmente importante. En Afonso Asesores ponemos a su alcance asesores fiscales, laborales y jurídicos para ayudarle a tomar las mejores decisiones.