Montar una sociedad es un paso ilusionante: nuevas oportunidades, crecimiento, proyectos que por fin toman forma. Pero también es el momento para hacer bien las cosas desde el principio. Muchas empresas se encuentran con problemas fiscales, laborales o legales meses después de constituirse… y casi siempre por no haber revisado ciertos aspectos básicos antes de arrancar un negocio.
Para evitar sobresaltos, te detallamos los principales puntos que conviene revisar antes de constituir una sociedad.
Elegir bien la forma jurídica
No todas las sociedades son iguales ni sirven para lo mismo. Antes de lanzarte, conviene analizar el tipo de actividad que va a realizar, el número de socios, el nivel de responsabilidad que estás dispuesto a asumir y la previsión de ingresos y crecimiento.
En la práctica, la sociedad limitada es la opción más habitual para pymes, pero no siempre es la más adecuada. Elegir mal puede implicar más costes, menos flexibilidad o problemas fiscales a medio plazo.
Definir correctamente el objeto social
El objeto social describe a qué se va a dedicar la empresa. Parece un trámite formal, pero es muy importante, ya que un objeto social mal definido puede limitar actividades futuras de tu negocio, además de generar problemas con Hacienda o crear dificultades con bancos o inversores.
Lo recomendable es que sea claro, realista y suficientemente amplio, sin caer en fórmulas genéricas sin sentido práctico.
Revisar el capital social y las aportaciones
Aunque la ley permite constituir una sociedad con un capital reducido, conviene valorar qué inversión real necesita el negocio. También si habrá aportaciones dinerarias o en especie, y cómo se reparten las participaciones entre socios. Un reparto poco pensado suele ser el origen de conflictos futuros, especialmente cuando el proyecto empieza a crecer.
Estatutos sociales: mucho más que un trámite
Los estatutos sociales regulan el funcionamiento interno de la sociedad. Muchas empresas utilizan modelos estándar sin adaptarlos, y lo pagan después.
Antes de firmar, revisa cómo se toman las decisiones en la empresa, qué ocurre si un socio quiere salir, las limitaciones a la transmisión de participaciones y las funciones del administrador. Unos estatutos bien trabajados aportan seguridad y evitan conflictos.
Pactos entre socios, aunque haya confianza
Cuando hay más de un socio, el pacto de socios es una herramienta clave, incluso entre familiares o amigos. Sirve para regular cuestiones como el reparto de beneficios, las salidas y entradas de socios, cómo actuar ante posibles situaciones de bloqueo o incumplimientos graves.
Aunque exista confianza, es recomendable prever posibles escenarios antes de que aparezcan los problemas.
Alta censal y obligaciones fiscales
Antes de empezar a facturar, la sociedad debe estar correctamente dada de alta ante Hacienda. Tendrás que revisar los epígrafes de actividad en los que está inscrito la sociedad y el régimen de IVA aplicable, y estar al tanto de las obligaciones periódicas (IVA, retenciones, Impuesto sobre Sociedades).
Planificación fiscal desde el inicio
Montar una sociedad no consiste solo en cumplir, sino en hacerlo de forma eficiente. Conviene que busques asesores fiscales de confianza que te informen y asesoren sobre cuestiones como la retribución del administrador, la política de gastos deducibles, el reparto de dividendos y la relación fiscal entre socios y sociedad.
Una planificación fiscal desde el principio evita ajustes costosos más adelante.
Aspectos laborales, aunque empieces solo
Aunque la sociedad arranque sin empleados, hay cuestiones laborales que no deben pasarse por alto: el alta del administrador en el régimen correspondiente, la prevención de riesgos laborales y las posibles futuras contrataciones.
Si hay trabajadores desde el inicio, es clave revisar el tipo de contrato, las jornadas y horarios y el convenio colectivo aplicable. Errores en este punto son una de las principales causas de sanciones.
Licencias, permisos y normativa sectorial
Antes de empezar la actividad, asegúrate de que el local cumple la normativa, que existen las licencias necesarias y que se respetan las obligaciones específicas del sector. Abrir sin licencia o con permisos incompletos puede derivar en cierres temporales o multas importantes.
Protección legal básica del negocio
Antes de operar, conviene revisar los contratos con clientes y proveedores, las condiciones generales de venta y los avisos legales y la política de privacidad si hay web. Muchas empresas empiezan a trabajar “de palabra” y regularizan después, cuando el problema ya existe.
Además, una buena organización inicial ahorra tiempo y dinero, por lo que es recomendable que archives todas las facturas y que lleves un control del calendario fiscal y mercantil.
Contar con asesoramiento profesional en esta fase inicial de tu negocio, como el que te ofrecemos desde nuestra asesoría de empresas en Madrid, no es un gasto extra, sino una forma inteligente de evitar problemas futuros y empezar con buen pie.