Qué duda cabe que uno de los mayores quebraderos de cabeza para toda empresa y autónomo es cuando toca reclamar a uno de sus clientes una factura impagada. Un trago por el que se debe pasar si no deseamos que la deuda prescriba y desaparezca nuestro derecho a cobrarla.
En Afonso Asesores, asesoría de empresas de Madrid, valoramos la prudencia y confiamos en un primer contacto antes de dirigirnos a un despacho de abogados para tramitar la reclamación el cobro. Pensemos que quizás solo se trate de un despiste o del extravío de la factura. Dejemos un margen de confianza y contactemos con el cliente vía correo electrónico para interesarnos por la causa. Mantengamos un tono amistoso y demos un tiempo prudencial a su respuesta.
Un nuevo contacto con el cliente es la oportunidad idónea para, manteniendo el buen tono, dialogar sobre la razón que ha llevado al impago y establecer una fecha previsible para saldar esa factura impagada.
Buena parte de los casos se resuelven en este punto; sin embargo y por desgracia no siempre es así. Si nuestros intentos han caído en saco roto es el momento de empezar a tomar una pose más seria. Es entonces cuando la vía que podremos tomar será la de reclamar la deuda a través de una carta certificada con acuse de recibo, un correo electrónico con depósito notarial o un burofax. Documentos así nos serán muy útiles en el caso de que la situación con este cliente moroso termine en los tribunales. Si la situación va más allá y estamos hablando de grandes cantidades de dinero en el caso de la factura impagada, un siguiente nivel en nuestra reclamación sería el proceso monitorio judicial entre otras vías judiciales.
Como asesores jurídicos en Madrid, desde Afonso Asesores subrayamos la conveniencia de conservar toda la documentación que tengamos con respecto al impago de una factura. Guardar los correos electrónicos o comunicaciones intercambiadas y, por supuesto, el número de la factura será un recurso clave si el proceso de la reclamación se alarga.
Si de manera irremediable estamos abocados a llegar a la vía judicial, es importante que tengamos en cuenta lo siguiente:
- Que sólo es posible cobrar el pago de una deuda si se puede cuantificar. Es decir, que la deuda debe ser dineraria.
- Para reclamarla por vía judicial debe haber pasado el plazo que por ley se fija para que una deuda prescriba. Plazos que varían si la deuda es con Hacienda; con profesionales tales como abogados, procuradores o notarios; si se trata de deudas comerciales con otras empresas que están en un plazo de prescripción general de 5 años… Entre otras circunstancias.
- Fundamental, y de ahí la anotación que hacíamos líneas más arriba, que tengamos documentación que acredite la existencia de esa factura impagada. Esta documentación debe ir con firma del deudor, sello o marca física o electrónica.
Por nuestra experiencia como asesoría de empresas en Madrid, la ayuda de un asesor jurídico puede hacer menos engorroso e incómodo el difícil trago de reclamar una factura a un cliente moroso. Contacte con nuestros profesionales si es su caso.